簡介

項(xiàng)目協(xié)作用于項(xiàng)目監(jiān)控，將復(fù)雜的項(xiàng)目管理過程簡化，讓項(xiàng)目成員能夠利用項(xiàng)目空間高效協(xié)作，合理分工，及時(shí)積累項(xiàng)目文檔，提升項(xiàng)目知識(shí)經(jīng)驗(yàn)，讓項(xiàng)目管理人員隨時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展，跟蹤項(xiàng)目過程，掌握項(xiàng)目資源調(diào)配情況，精準(zhǔn)評估項(xiàng)目績效。

項(xiàng)目協(xié)作分成兩個(gè)部分：Teamroom管理器和項(xiàng)目工作室（Teamroom）管理。

Teamroom管理器是對所有項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一管理的平臺(tái)，通過管理器可集中管控企業(yè)內(nèi)所有項(xiàng)目，檢查協(xié)作部門的工作進(jìn)度和工作狀況。

項(xiàng)目工作室（Teamroom）是一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的協(xié)作共享空間。通過Teamroom，用戶定義項(xiàng)目階段，文檔類型，項(xiàng)目成員等，可以進(jìn)行項(xiàng)目公告管理、項(xiàng)目留言管理、活動(dòng)管理、項(xiàng)目任務(wù)管理等推進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行。可以在空間內(nèi)保存不同項(xiàng)目階段的工作文檔以及相應(yīng)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目過程產(chǎn)生的所有項(xiàng)目資料以一個(gè)獨(dú)立數(shù)據(jù)庫形式存儲(chǔ)，保存項(xiàng)目知識(shí)資源。

項(xiàng)目協(xié)作的人員分配以及業(yè)務(wù)流程圖如下：

項(xiàng)目工作室管理員

l 維護(hù)項(xiàng)目工作室：為每個(gè)項(xiàng)目創(chuàng)建項(xiàng)目工作室，指定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目成員等；維護(hù)所有工作室信息。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

l 維護(hù)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目工作室：工作室基礎(chǔ)設(shè)置，包括項(xiàng)目公告、項(xiàng)目階段設(shè)置、項(xiàng)目小組設(shè)置等；維護(hù)項(xiàng)目工作室里所有的文檔，包括創(chuàng)建，修改和刪除等。

項(xiàng)目成員

l 錄入項(xiàng)目文檔：錄入項(xiàng)目中資料文檔。

l 錄入活動(dòng)文檔：錄入項(xiàng)目中組織的活動(dòng)信息。

l 錄入任務(wù)文檔：錄入項(xiàng)目的任務(wù)文檔，下達(dá)任務(wù)，任務(wù)負(fù)責(zé)人執(zhí)行任務(wù)反饋等。

l 項(xiàng)目留言：項(xiàng)目成員之間可進(jìn)行留言。

 

圖1-1 業(yè)務(wù)流程圖

項(xiàng)目處理過程

項(xiàng)目的建立

項(xiàng)目建立一般由項(xiàng)目工作室管理員來完成，新建項(xiàng)目時(shí)需要指定主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位等字段，可選擇上傳項(xiàng)目的封面以及項(xiàng)目的附件等。

項(xiàng)目建立后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可對項(xiàng)目信息進(jìn)行編輯、刪除等操作，項(xiàng)目工作室管理員則僅可編輯項(xiàng)目信息。

圖2-1 項(xiàng)目建立

項(xiàng)目建立后會(huì)相應(yīng)的生成項(xiàng)目工作室，工作室中左側(cè)呈現(xiàn)的有項(xiàng)目摘要、當(dāng)前階段、任務(wù)安排、項(xiàng)目文檔、項(xiàng)目活動(dòng)、項(xiàng)目留言，右側(cè)是該項(xiàng)目的具體情況。最右側(cè)的三個(gè)按鈕從上往下依次是項(xiàng)目日歷、查看項(xiàng)目信息、工作室設(shè)置。

圖2-2 工作室查看

如圖2-3是項(xiàng)目日歷查看圖，項(xiàng)目成員可在日歷界面發(fā)起任務(wù)和項(xiàng)目活動(dòng)，用戶對于項(xiàng)目中自己所負(fù)責(zé)的任務(wù)以及項(xiàng)目中的活動(dòng)都可以從項(xiàng)目日歷中查看得到。

圖2-3 項(xiàng)目日歷

項(xiàng)目工作室的維護(hù)

l 基礎(chǔ)信息：項(xiàng)目工作室管理員可在工作室設(shè)置中可對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目成員等進(jìn)行快速修改；

2-4 基礎(chǔ)信息修改

l 項(xiàng)目公告：項(xiàng)目公告發(fā)布者可對該項(xiàng)目的公告進(jìn)行修改，其他項(xiàng)目成員可查看公告；

2-5公告修改

l 項(xiàng)目小組：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工作室管理員可對該項(xiàng)目成員進(jìn)行分組，分組的對象包括項(xiàng)目信息中設(shè)置的項(xiàng)目成員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

2-6項(xiàng)目小組建立

l 文檔分類設(shè)置：工作室設(shè)置中的文檔分類設(shè)置主要是方便給項(xiàng)目后續(xù)過程中產(chǎn)生的項(xiàng)目文檔進(jìn)行歸類。

2-7 文檔分類

l 項(xiàng)目階段設(shè)置：項(xiàng)目階段設(shè)置同樣也是為項(xiàng)目后續(xù)過程提供劃分的階段。

2-8 項(xiàng)目階段

項(xiàng)目信息的完善

項(xiàng)目進(jìn)行過程中項(xiàng)目成員可隨時(shí)對項(xiàng)目各階段所需的文檔、需完成的任務(wù)、項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行建立，項(xiàng)目成員之間可通過通訊錄中的聯(lián)系方式或者以留言的方式溝通，留言后，被留言者可收到待閱消息。

l 項(xiàng)目文檔建立：項(xiàng)目文檔中所屬階段、所屬類別如上文所提及的，需提前在項(xiàng)目工作室中設(shè)置好，該文檔的建立可選擇對應(yīng)通知到項(xiàng)目小組或者項(xiàng)目相關(guān)成員。

2-9 項(xiàng)目文檔建立

l 任務(wù)安排:任務(wù)安排在這里是與項(xiàng)目協(xié)作模塊有關(guān)聯(lián)，所以只有項(xiàng)目成員具有‘任務(wù)管理’模塊中的‘新建任務(wù)文檔’角色權(quán)限時(shí)才可以在項(xiàng)目信息中新建任務(wù)。

2-10 項(xiàng)目任務(wù)安排

l 項(xiàng)目活動(dòng)：項(xiàng)目成員可發(fā)起項(xiàng)目活動(dòng)，參與人只可選擇項(xiàng)目內(nèi)部人員，建立項(xiàng)目活動(dòng)后，項(xiàng)目成員的項(xiàng)目日歷中可查看該活動(dòng)。

2-11 項(xiàng)目活動(dòng)的建立

l 項(xiàng)目留言：項(xiàng)目成員之間可執(zhí)行一對多的留言。

2-12項(xiàng)目留言

l 通訊錄：通訊錄中呈現(xiàn)的是該項(xiàng)目成員以及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的郵件以及手機(jī)號碼，點(diǎn)擊人員名稱附近的消息按鈕，可對該成員快速建立留言消息。

2-13通訊錄

完善好項(xiàng)目工作室等的設(shè)置后，項(xiàng)目工作室的查看狀態(tài)如下：

2-14項(xiàng)目工作室查看