單位檔案室建設(shè)傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放、一隅得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡(jiǎn)單、重復(fù)性勞動(dòng)，手工處理方式使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。


恒溫恒濕設(shè)備、傳感器、空氣凈化消毒設(shè)備、紅外防盜設(shè)備、出入門禁設(shè)備、智能燈光照明設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等集中一體化管理，以統(tǒng)一專用設(shè)備接口接入庫(kù)房局域網(wǎng)總線，各功能設(shè)備獨(dú)立運(yùn)行的同時(shí)，根據(jù)設(shè)定邏輯和特定要求聯(lián)動(dòng)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化存取、檔案庫(kù)房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫(kù)房空氣質(zhì)量的采集及凈化，有效地保證了檔案的安全與壽命。

 檔案材料入館后，管理人員可通過(guò)RFID技術(shù)對(duì)檔案材料進(jìn)行自動(dòng)信息登記、館內(nèi)檔案清點(diǎn)、檔案信息查詢、檔案外借和歸還等日常管理工作，并由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄。

單位檔案室建設(shè)系統(tǒng)具備檔案引導(dǎo)功能，根據(jù)檔案室數(shù)字地圖對(duì)所需查找的檔案材料進(jìn)行自動(dòng)引導(dǎo)（在電子地圖上可顯示對(duì)應(yīng)檔案的具體位置：幾號(hào)柜、幾行、幾列等），充分提高檔案查找的效率，并可自動(dòng)對(duì)拿出、收入檔案柜中的檔案進(jìn)行識(shí)別，實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)位智能化管理。


檔案室防污染。檔案室內(nèi)配備紫外消毒裝置，借出或收回的檔案資料需要經(jīng)過(guò)紫外消毒，防止檔案因接觸外界環(huán)境被細(xì)菌或微生物污染，破壞檔案資料。同時(shí)檔案室內(nèi)需要安裝紫外殺菌裝置，定期對(duì)檔案室內(nèi)進(jìn)行殺菌處理，防止檔案被細(xì)菌或微生物污染。
     北京鋼之杰智控技術(shù)有限公司(簡(jiǎn)稱“鋼之杰”)成立于2010年4月，是國(guó)內(nèi)的檔案庫(kù)房一體化解決方案提供商，致力于檔案管理系統(tǒng)、檔案庫(kù)房環(huán)境管理系統(tǒng)、檔案庫(kù)房智能化設(shè)備、庫(kù)房安全管理設(shè)備、無(wú)線智能控制技術(shù)、RFID無(wú)線射頻技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等技術(shù)的研發(fā)與大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用，是一家科技研發(fā)為主的集研發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、服務(wù)于一體的科技創(chuàng)新型企業(yè)。目前擁有實(shí)用新型專利8項(xiàng)、自主軟件著作權(quán)9項(xiàng)。


檔案用房建筑設(shè)計(jì)要遵循安全保密，布局合理，科學(xué)適用的原則，新建辦公樓時(shí)，檔案用房要納入計(jì)劃，提出檔案用房的建筑要求。


檔案工作實(shí)行統(tǒng)一，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)公司各部門專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）。檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一，辦公室負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
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